突然ですが、皆様の道場では事務手続きのマニュアルを作っていますか？
道場の規模が大きくなり、道場長以外の指導員などが事務手続きをする際はマニュアルを作ることで様々なメリットがあります。
こちらの記事ではマニュアルを作るメリットをご紹介します。
- 道場専門のコンサルタント、ウェブ解析士
- 武道を職業として成立させるために全国の道場長をサポート
- 広告を使わずに1年で100人の新規入会者を獲得
- 道場専門のHP制作サービス（WEB道場）運営
- 道場検索サイト（武道・道場ナビ）運営
- 自身も武道有段者で道場で指導中
- 前職は財務省税関で広報や政府開発援助に携わる
判断基準となり担当者の負担が減る
道場長が一人で事務手続きを行う場合は、イレギュラーなケースや判断に迷うことがあった場合に自身で判断して対応することができます。
しかし、道場の規模が大きくなり道場長以外が対応する場合は、そうはいきません。
例えば道場長不在の際に、指導員が入会の手続きを行ってるとします。
そんな時に、入会手続きに記載のない質問があったら、指導員は判断することができず、いちいち道場長に確認をする必要があります。
一方でマニュアルがあると、指導員は判断に困ることがあった場合に、マニュアルを見る事で道場長に確認せずに判断をすることができます。
このようにマニュアルをしっかりと作っておくことで、明確な判断基準が示され、現場で実務を担当する指導員の負担を減らすことができます。
対応が統一されトラブル防止になる
理由の一つ目の判断基準になることと関連していますが、マニュアルがあることで、道場としての対応が統一されトラブルを防ぐことができます。
例えば、月の中旬に入会した会員がいた際に、道場長は自分の判断でその月の月謝は免除して翌月から月謝をもらうという対応をしたとします。
一方で指導員が同じ状況になった場合に、対応方法がわからず、日割りで入会月の月謝をもらったらどうでしょうか？
同じ道場に所属しているのに月謝に差が出る不公平な状態が生じてしまいます。
こんな時もしっかりとマニュアルに「第２週に入会した会員の当月月謝は半額とする」などの記載があれば、対応が統一されます。
また、道場長と指導員二人だけで事務手続きをしてる場合、二人の認識が統一されていればよいですが、指導員が複数いる場合は全員の認識を統一する事は非常に難しいです。
しかし、マニュアルを作っていれば指導員の人数が増えても対応が統一され、トラブルを未然に防ぐことができます。
まとめ
これまでは自分一人がわかっていればよかったことも、組織が大きくなると、複数人で共有する必要があります。
事務手続きを代わりに行っている指導員の方の意見も聞きながら作るとより良いものになります。
マニュアルを作ることで指導員の負担を減らし、会員のトラブルを防ぐことができるため、まだマニュアルを作っていない道場長の方はぜひマニュアル作りに取り掛かってみてください。
