道場運営で会員情報を共有する重要性

あなたの道場では会員の習熟度や昇級審査を受けるタイミングなどの情報を指導者間でしっかり共有出来ていますか？
一人で道場を回している時は、会員の情報を全て自分が把握できていたので気にならなかったと思いますが、指導者が複数いる場合は会員情報の共有は非常に重要です。

すでに指導者が複数いる道場や、まだいなくてもこれから指導者を増やして道場を拡大させようと思っている方は参考になる内容ですので、ぜひ、最後までご覧ください。

なぜ会員の情報共有が重要か

会員の情報共有が重要な理由を具体例とともにお伝えしようと思います。
これは実際に私のクライアントの道場で起きた事例です。

その道場では、始めは道場長が一人で指導をしていましたが、会員も増えてきたため1週間の稽古回数を増やし、自分が指導しない曜日は別の指導者に指導を任せるようになっていました。

会員は自分の行きたい曜日に稽古に行けるシステムだったため、道場長のクラスや別の指導者のクラスに行くケースが増えてきました。

そして、ある日、会員の一人が道場長ではない指導者から「次回の昇級審査を受けて良い」と言われました。指導者から見ると会員は昇級審査を受けれるレベルに達していたのです。
ですが、次に道場長の指導するクラスで道場長から「まだ審査には早い」と言われてしまいます。

会員からすると、あの指導者は良いと言ったのに・・・。と混乱する事態に・・・。

このケースでは、道場長と指導者の間で会員の習熟度の共有や審査を受けるタイミングについてしっかりと共有がされていないことが原因でした。

また、この時は相手が成年クラスの稽古生だったので、まだよかったですが、子供のクラスで同様のことが起きると、保護者からの信頼を失うようなことになりかねません。

どのように共有するか

では、どのように会員の情報を共有すれば良いのでしょうか。
様々な方法がありますが、ここでは、代表的な２つの方法でご紹介します。

データで共有する

1つ目の方法はエクセルなどのデータで共有する方法です。
会員データがエクセルで管理されていたら氏名や生年月日の他に、次回審査の予定日などを記入しておきます。
そうすることで、道場長以外の指導者も情報を把握することができます。

データで管理することのメリットは常に最新の情報に更新されることと、スマホなどからでも見れることです。例えば紙で管理していて、手書きで加えたりすると最新の情報がどれか分からなくなることがあります。

一方でデメリットとしては、稽古中などに見ることが難しいことです。稽古中に事務室のPCを見たり、スマホを取り出してなどはなかなか難しいのが実情です。

紙で管理する

2つ目の方法は出席簿などの紙で管理する方法です。こちらもデータと同様に出席簿に次回審査の予定日などを記入しておきます。

この方法のメリットは稽古中でもすぐに情報を参照できることと、出席簿のように毎回見るものに情報が集約されることで、指導者間で常に最新の情報が共有できることです。

一方デメリットは紙媒体が置いてある道場でしか情報が参照できない事です。
稽古の前日に自宅で稽古メニューを考えようとしたときに手元に情報があるのと無いのとでは稽古メニューの仕上がりに差が出てしまいます。

共有する際に大切な事

お伝えしたどの方法をとるにしても、共通して大切な事があります。
それは、審査の受審日のように道場側が何か判断をする必要がある時は、その判断を誰がするか明確にしておくことです。
稽古生ごとに担当指導者を決めるのも良いですし、全て道場長が決めるとしておくことでも良いです。
大切なのは誰が決定するかをはっきりさせておくことです。

ここがはっきりしていないと、お互いにもう一人の指導者が決めるだろうと思って会員が置き去りになる事態が発生します。

まとめ

会員の情報共有はうまくいかないと、道場への信頼を失う結果を招きかねません。
どのような方法であってもしっかりと指導者の間で情報を共有することが大切です。

また、今は一人で指導していて共有する相手がいない場合でも、道場を拡大するうえで指導者が増えることは避けては通れない道なので、早めに準備しておきましょう。