道場運営で必須！会員情報を共有しないと起こる3つの問題

あなたの道場では会員の習熟度や昇級審査を受けるタイミングなどの情報を指導者間でしっかり共有出来ていますか？
一人で道場を回している時は、会員の情報を全て自分が把握できていたので気にならなかったと思いますが、指導者が複数いる場合は会員情報の共有は非常に重要です。

すでに指導者が複数いる道場や、まだいなくてもこれから指導者を増やして道場を拡大させようと思っている方は参考になる内容ですので、ぜひ、最後までご覧ください。

道場運営で会員情報を共有しないと何が起きるのか？

会員の情報共有がなぜ重要なのかを、具体例とともにお伝えします。

これは、弊社が支援している設立から20年を迎える伝統ある道場（会員数約200名・指導員5名体制）で実際に起きた事例です。

この道場は地域での信頼も厚く、子どもから大人まで幅広い会員が在籍しています。
運営初期は道場長が一人で指導していましたが、会員数が増えるにつれ週あたりの稽古回数を増やし、道場長が不在の日は別の指導員に指導を任せる体制になっていきました。

会員は、自分の予定に合わせて稽古日を選べる仕組みだったため、道場長のクラスに出る日もあれば、別の指導員のクラスに参加する日もありました。

そして、ある日──。
一人の会員が指導員から「次回の昇級審査を受けて良い」と伝えられました。
その指導員の目から見れば、会員は審査を受けられるレベルに達していたのです。

ところが、その後に道場長が指導するクラスに参加した際、今度は道場長から「まだ審査には早い」と言われてしまいました。
会員からすれば「別の先生は良いと言ったのに…」という状況となり、混乱や不信感につながる事態になってしまったのです。

このケースでは、道場長と指導者の間で会員の習熟度の共有や審査を受けるタイミングについてしっかりと共有がされていないことが原因でした。

また、この時は相手が成年クラスの稽古生だったので、まだよかったですが、子供のクラスで同様のことが起きると、保護者からの信頼を失うようなことになりかねません。

会員情報を共有する2つの方法

では、どのように会員の情報を共有すれば良いのでしょうか。
様々な方法がありますが、ここでは、代表的な２つの方法でご紹介します。

データで共有する

1つ目の方法はエクセルなどのデータで共有する方法です。
会員データがエクセルで管理されていたら氏名や生年月日の他に、次回審査の予定日などを記入しておきます。
そうすることで、道場長以外の指導者も情報を把握することができます。

データで管理することのメリットは常に最新の情報に更新されることと、スマホなどからでも見れることです。例えば紙で管理していて、手書きで加えたりすると最新の情報がどれか分からなくなることがあります。

一方でデメリットとしては、稽古中などに見ることが難しいことです。稽古中に事務室のPCを見たり、スマホを取り出してなどはなかなか難しいのが実情です。

紙で管理する

2つ目の方法は出席簿などの紙で管理する方法です。こちらもデータと同様に出席簿に次回審査の予定日などを記入しておきます。

この方法のメリットは稽古中でもすぐに情報を参照できることと、出席簿のように毎回見るものに情報が集約されることで、指導者間で常に最新の情報が共有できることです。

一方デメリットは紙媒体が置いてある道場でしか情報が参照できない事です。
稽古の前日に自宅で稽古メニューを考えようとしたときに手元に情報があるのと無いのとでは稽古メニューの仕上がりに差が出てしまいます。

情報共有の落とし穴を防ぐために大切なこと

お伝えしたどの方法をとるにしても、共通して大切な事があります。
それは、審査の受審日のように道場側が何か判断をする必要がある時は、その判断を誰がするか明確にしておくことです。
稽古生ごとに担当指導者を決めるのも良いですし、全て道場長が決めるとしておくことでも良いです。
大切なのは誰が決定するかをはっきりさせておくことです。

ここがはっきりしていないと、お互いにもう一人の指導者が決めるだろうと思って会員が置き去りになる事態が発生します。

まとめ：会員情報の共有は道場の信頼を守るための必須要素

会員の情報共有はうまくいかないと、道場への信頼を失う結果を招きかねません。
どのような方法であってもしっかりと指導者の間で情報を共有することが大切です。

また、今は一人で指導していて共有する相手がいない場合でも、道場を拡大するうえで指導者が増えることは避けては通れない道なので、早めに準備しておきましょう。